Die 11 häufigsten Ursachen für Liquiditätsprobleme und wie du sie beseitigst | Teil 1

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Heute wollen wir uns den, aus unserer Sicht, 11 häufigsten Ursachen für Liquiditätsprobleme von Unternehmen widmen und dir einfache und umsetzbare Tipps zur Beseitigung geben.

Teil 1 – Ursachen Nr. 1 bis 6
Teil 2 – Ursachen Nr. 7 bis 11

Ursache Nr. 1 für Liquiditätsprobleme – Sinkende Rentabilität

Eine Hauptursache für Liquiditätsprobleme ist nach unserer Erfahrung eine sinkende oder gar unzureichende Rentabilität. Auch wenn in Bezug auf die Zahlungsfähigkeit eines Unternehmens die Regel gilt: 

Liquidität vor Rentabilität  

ist diese Regel immer nur in Verbindung mit akuten Liquiditätsproblemen zu sehen. Denn dann gilt es sofort für ausreichend Liquidität im Unternehmen zu sorgen, da sonst u.U.  Zahlungsunfähigkeit eintreten und zur Insolvenz führen kann.

Langfristig würde diese Regel aber auch zur Liquiditätskrise führen.

Daher ist es sehr wichtig, dass du in deinem Unternehmen die Rentabilität sehr genau überwachst.

Diese Fragen zur Rentabilität solltest du immer beantworten können:

  • Welchen Deckungsbeitrag* erwirtschaftet Produkt A, B, C? 
  • Welchen Deckungsbeitrag erzielt Geschäftsbereich A, B, C?
  • Welcher Deckungsbeitrag muss insgesamt erzielt werden? 

* Deckungsbeitrag = Differenz zwischen den Erlösen und den variablen Kosten 

Wir erleben sehr häufig, dass Unternehmen diesen Fragen gar nicht oder nur sehr ungenau und erst nach großem Zeitaufwand beantwortet werden können.

Das sind die Folgen, wenn du diese Fragen nicht beantworten kannst.

  • Du weißt nicht, welches Produkt/Dienstleistung/Geschäftsbereich oder welcher Auftrag erfolgreich war und wo dein Unternehmen ggf. Verluste erwirtschaftet hat
  • Du kannst daher auch keine Entscheidung treffen, welches Produkt/Dienstleistung/Geschäftsbereich oder welcher Auftrag stärker ausgebaut bzw. künftig nicht mehr angeboten werden sollte
  • Du kannst die Rentabilität deines Unternehmens nicht gezielt steuern

Das kannst du tun, damit du diese Fragen künftig beantworten kannst:

  • Erstelle eine Umsatz- und Kostenplanung spätestens am Ende des laufenden Jahres für das nächste Jahr (idealerweise gleich eine 3- Jahresplanung) 
  • Erstelle die Planung so detailliert wie möglich 
  • Definiere anhand der Planung und der Kalkulationsergebnisse Deckungsbeiträge für die einzelnen Geschäftsbereiche, Produkte bzw. Produktgruppen oder Dienstleistungen, die du mindestens erreichen musst 
  • Plane und berücksichtige zukünftige Investitionen 
  • Lege die Gewinnziele für dein Unternehmen fest 
  • Plane mindestens quartalsweise, besser noch auf Monatseben für das kommende Jahr. Du kannst die, für dein Geschäftsmodell typischen Schwankungen, aufgrund der Erfahrung aus der Vergangenheit, berücksichtigen und so sehr genau planen 
  • Sorge dafür, dass bei Vorlage der aktuellen Ist-Zahlen ein Abgleich mit der Planung in Form eines internen Reportings erfolgt (Soll-Ist-Abgleich). Du erkennst so sehr schnell, ob du die benötigten Deckungsbeiträge erzielst.
  • Passe ggf. die monatlichen Auswertungen auf deine individuellen Informationsbedürfnisse an  

Ursache Nr. 2 für Liquiditätsprobleme – falsche Preiskalkulation

 

Eine falsche Preiskalkulation ist nach unserer Erfahrung eine der Haupt-Ursachen für Liquiditätsprobleme.

Wenn du eine Planung erstellt hast, dann ist es wichtig, diese Ergebnisse auch bei deiner Preis- bzw. Angebotskalkulation zu berücksichtigen. Denn wenn du in deiner Kalkulation die Ziele des Unternehmens (diese hast du in der Planung festgelegt) nicht berücksichtigst, kannst du Ziele auch nicht erreichen.

Du musst also wissen, welche Preise du anbieten kannst, um (noch) ausreichend Deckungsbeiträge zu erzielen bzw. um ausreichen Gewinn zu erwirtschaften. Es ist also sehr gefährlich bei Preisverhandlungen einen Rabatt anzubieten, den du nicht vorher in dein Angebot einkalkuliert hast.  

Da du sicher weißt, dass ein Rabatt häufig nachgefragt bzw. erwartet wird, rechne dir die Preisuntergrenze zu deinem Angebot vorab aus. Wenn du weißt, ab wann dein Auftrag nicht mehr kostendeckend ist bzw. kein Gewinn verbleibt, kannst du sicherer verhandeln und vermeidest Verlustgeschäfte. 

Das kannst du tun, damit du den Überblick über deine Preiskalkulation behältst:

  • Pass die Kalkulationstools zur Preis- bzw. Angebotserstellung anhand deiner Planung an 
  • Berücksichtige Skonto und Rabatte in deinen Angeboten/Preisen 
  • Stelle anhand von regelmäßigen Nachkalkulationen sicher, dass die Unternehmensziele erreicht werden, bei Abweichungen kannst du so sehr schnell Gegenmaßnahmen einleiten 

Ursache Nr. 3 für Liquiditätsprobleme – Forderungsausfälle oder verspätete Zahlungseingänge

Eine weitere, sehr häufige Ursache für Liquiditätsprobleme sind Forderungs-ausfälle aber auch verspätete Zahlungseingänge.

Der Forderungsausfall führt im ersten Schritt zu einer sofortigen Verknappung der Liquidität, unabhängig davon, ob du das bei einem entsprechenden Kontoguthaben sofort spürst oder nicht. 

Ist die Liquidität ohnehin angespannt oder ist der Forderungsausfall sehr hoch, kann dies u.U. zur Zahlungsunfähigkeit (d)eines Unternehmens führen. 

Im zweiten Schritt wird sich die Rentabilität deines Unternehmens verschlechtern und kann bei größeren Forderungsausfällen auch die Bonität deines Unternehmens erheblich verschlechtern. 

Das kannst du tun, um Forderungsausfälle zu vermeiden oder zu reduzieren:

  • Überprüfe dein Mahnwesen und leite ggf. Maßnahmen zur Verbesserung ein  
  • Überprüfen deine Zahlungskonditionen. Biete ggf. Skontozahlungen an. Prüfe, ob du Einzugsermächtigungen für wiederkehrende Rechnungen vereinbaren kannst. 
  • Vereinbare wenn möglich bzw. durchsetzbar Lastschrifteinzüge auch für einzelne Zahlungen 
  • Prüfe die Bonität von Neukunden und Bestandskunden regelmäßig und lehne bei schlechter Bonität deines Kunden ggf. Aufträge ab oder fordere eine Anzahlung und/oder Sicherheit (Bank-Bürgschaft)  
  • Vereinbare bei Großaufträgen möglichst Anzahlungen 
  • Vereinbare Abschlagszahlungen nach Auftragsfortschritt 
  • Sichere größere Aufträge über Kreditversicherer ab 
  • Lagere das Forderungsmanagement aus 
  • Prüfe,
  • ob Factoring möglich und sinnvoll ist (Kosten beachten) 

Ursache Nr. 4 für Liquiditätsprobleme – Verspätete Rechnungsstellung

Insbesondere der Ausbau von Beständen (fertige und teilfertige Arbeiten/Leistungen) bindet erheblich Liquidität, wenn die erbrachten Leistungen nicht abgerechnet wurden oder werden. Daher ist eine verspätete Rechnungsstellung oft die Ursache für Liquiditätsprobleme.

Sofern Waren oder Material, die für Leistungserstellung benötigt und sofort bezahlt werden müssen, diese aber über Wochen nicht abgerechnet werden können, wird u.U. deutlich mehr Liquidität gebunden als ggf. ursprünglich geplant.  

Auch wenn dir voll bewusst ist, dass du deine Leistungen erst zeitverzögert abrechnen kannst, achte trotzdem darauf, dass dich die daraus gebundene Liquidität nicht in Schwierigkeiten bringt und versuche es bei Notwendigkeit abzumildern.

Das kannst du tun, um verspätete Rechnungsstellungen zu vermeiden:

  • Kontrolliere mindestens wöchentlich den Fertigungsstand  
  • Rechne regelmäßig und zeitnah ab 
  • Prüfe bei Aufträgen mit Projektcharakter bereits bei Vertragsverhandlung, ob und wann du Zwischenrechnungen stellen kannst.  
  • Wurden keine Zwischenrechnungen vereinbart, kannst du deinen Kunden trotzdem auf Zwischenrechnungen ansprechen, wenn es zu Verzögerungen bei der Herstellung bzw. der Dienstleistungserbringung kommt 
  • Kontrolliere den Bestand nicht verkaufter Produkte regelmäßig und entscheide bei sich anbahnenden Liquiditätsengpässen frühzeitig über Abverkäufe durch Sonderverkäufe 
  • Falls Handelswaren sich nur schwer weiterveräußern lassen oder nur mit erheblichen Preisnachlässen, sprich den Hersteller darauf an, dass er entweder einen Teil der Waren zurücknimmt (gegen Gutschrift oder gegen Lieferung anderer Ware) und/oder ob du einen Wertausgleich zum allgemeinen/aktuellen bzw. Straßenpreis der Ware bekommst (wenn du über einen Händler bezogen hast, ist das schwieriger, du solltest es aber ebenfalls wie vorgeschlagen probieren) 

Ursache Nr. 5 für Liquiditätsprobleme – Nicht berücksichtigte Steuernachzahlungen bzw. -Steuervorauszahlungen

Steuer-Nach- oder Vorauszahlungen sowie Umsatzsteuerzahlungen führen ebenfalls sehr oft zu Liquiditätsproblemen, obwohl in diese Zahlungen in den allermeisten Fällen keine unbekannten Größen sind. Anhand der Unternehmensergebnisse sind die Zahlungen -zumindest grob- für jeden Unternehmer errechenbar.

Wenn du also steuerpflichtige Umsätze erzielt hast, dann muss die erhaltene Umsatzsteuer abzüglich deiner Vorsteuer entweder im nächsten Monat oder bei einer Dauerfristverlängerung etwas später an das Finanzamt abgeführt werden.  

Wenn das Jahresergebnis feststeht, kannst du auch grob die zu erwartende Gewinnbesteuerung ausrechnen. Und wenn die Unternehmenszahlen regelmäßig mit der Planung abgeglichen werden, kann auch bereits im Jahresverlauf eine Grobschätzung der zu erwartenden Steuerbelastung auf die Gewinne erfolgen.  

Steuerzahlungen aus Ertragssteuern (auch Gewerbesteuer) sind daher keine unbekannten Größen und können im Rahmen der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. 

Auch die Steuertermine stehen fest und sind allgemein bekannt und können daher im Rahmen der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. 

Das kannst du tun, damit dich keine Zahlungsaufforderung des Finanzamtes überrascht:

  • Informiere dich über die anstehenden Steuertermine  
  • Sofern du bei der Höhe sowie der verschiedenen Arten der Steuerzahlungen unsicher bist, lass dich von (d)einem Steuerberater unterstützen/beraten 
  • Trage den Zeitpunkt und die Höhe der zu erwartenden Steuerzahlungen in deine Liquiditätsplanung ein 

Ursache Nr. 6 für Liquiditätsprobleme – Zu geringer Finanzierungsrahmen für Betriebsmittel

Ein zu gering bemessener Finanzierungsrahmen (Kontokorrentkredit) führt sehr häufig zu Liquiditätsproblemen.

Um Umsätze zu erzielen, müssen Unternehmen zuerst in Vorleistung in verschiedenen Bereichen gehen. Art, Umfang und Höhe sind je nach Geschäftsmodell, Branche und Zahlungs-Usancen der Auftraggeber bzw. Kunden unterschiedlich. Bei manchen Geschäftsmodellen müssen Waren oder Rohstoffe vorfinanziert werden, sofern Mitarbeiter für die Umsatzerzielung erforderlich sind, fallen Personalkosten an. Je nach Bedarf fallen auch Kosten für Geschäfts- oder Produktionsräume sowie die erforderlichen Maschinen und Geräte an. 

Und auch wenn bei Soloselbständigen oftmals kaum oder wenig direkte Kosten entstehen, so wird doch Liquidität für die erforderlichen Privatentnahmen benötigt. 

Wenn die laufenden Vorfinanzierungskosten nicht bekannt und nicht ausreichend finanziert sind, dann kann zu zeitweisen oder dauerhaften Liquiditätsengpässen im Unternehmen führen.  

Ob eine ausreichende Finanzierung der laufenden Betriebskosten vorhanden ist, kannst du wie nachfolgend beschrieben prüfen. 

Das kannst du tun, um die Finanzierung der Betriebsmittel sicherzustellen:

  • Erstelle eine Liquiditätsplanung auf Monatsbasis für 12 Monate auf Basis deiner Unternehmensplanung (siehe Ursache 1)
  • Prüfe die durchschnittliche Kontokorrentauslastung der letzten Monate
  • Ermittle die Ursache für eine ggf. zu hohe Dauerinanspruchnahme der Kontokorrentlinie u.a.:
    • gestiegener Vorfinanzierungsbedarf (Änderung Zahlungsmodalitäten, Änderung der Kostenstruktur etc.)
    • gesunkene Rentabilität
    • Finanzierung Anlagevermögen zu Lasten des Kontokorrents
  • Prüfe, ob ggf. eine (Teil)-Umschuldung der Sockelinanspruchnahme möglich ist, um so wieder mehr Liquiditätsspielraum zu erhalten
  • Sofern die kurzfristigen Finanzierungsmittel (Kontokorrent- oder Lieferantenlinien) nicht mehr zu deine Geschäftsentwicklung passen, prüfe ob die Linien oder Limite angepasst/erhöht werden können.

Mehr zu Thema Finanzierungsstruktur kannst du in unserem Blogartikel:  „Wie Du in nur 3 Schritten die optimale Finanzierungsstruktur für dein Unternehmen ermittelst“ nachlesen

Mehr zum Thema Kreditantrag kannst du in unseren Blogartikeln zum Thema „Kreditantrag“ nachlesen.

Wenn du weitere Fragen zu deiner Unternehmenssituation hast, dann vereinbare mit uns eine 15- minütige kostenlose Situationsanalyse.

Wir klären in dem Gespräch

  • ob und in welchen Bereichen wir aufgrund deiner geschilderten Unternehmenssituation Problembereiche erkennen
  • wie wir dich bei der Verbesserung unterstützen können

Du kannst dann entscheiden, ob du mit uns zusammenarbeiten möchtest.

Hier gehts zum Überblick über die aktuellen Kreditmöglichkeiten der KfW zur Verbesserung der Liquidität.